6 pasos para crear tu sistema de ‘reporting’ personalizado y automatizado
Quienes trabajamos en marketing sabemos que los datos son nuestro oro. Nuestros paneles de control son las brújulas que nos guían a diario para continuar avanzando con nuestras tácticas o pivotarlas hacia nuevas estrategias. Sin claridad en estos datos, o con mucho esfuerzo para conseguirlos, el camino se vuelve oscuro y avanzar hacia los objetivos de negocio desgasta hasta a los equipos más comprometidos.
En nuestros años de consultoría de Performance Marketing hemos visto cambios asombrosos [casi milagrosos] tras diseñar, configurar y formar a los equipos en un nuevo sistema centralizado de ‘reporting’.
Pasar de marañas de excels desperdigados en donde cada uno mide sus propios KPI’s a un único documento central claro, sencillo, donde se representan las acciones de todos los equipos y que se actualiza de manera automática es un verdadero game-changer.
Si te estás preguntando por qué no se pueden usar directamente los reportings de las herramientas digitales (herramienta de gestión publicitaria, herramienta de analítica digital, CRM…) la respuesta es sencilla: necesitas una herramienta matriz que integre todas tus fuentes de datos y que te permita personalizar tus KPI’s principales para que solo midas aquello que realmente interesa en tu negocio.
Comenzar a diseñar un sistema de reporting es enfrentarse a un folio en blanco, llegarás a momentos de bloqueo, ¡no te preocupes y sigue los siguientes pasos para optimizar el proceso!
Paso 1: Conoce tu buyer journey map y haz entrevistas con tus equipos
Mucho antes de escoger la herramienta, necesitas cuanta más información posible sobre el camino que siguen los leads para llegar hasta la conversión en tu negocio. ¿Qué es un lead? ¿Cuántas etapas hay? ¿Qué acción determina el paso de una etapa a la siguiente?
Además, para que el sistema no sea impuesto, represente a todos los equipos y por tanto lo vean como algo útil en su día a día, necesitas entender profundamente las necesidades de cada una de las partes implicadas. A través de entrevistas con los equipos de marketing y ventas puedes averiguar qué datos son los más importantes a tener en cuenta por cada equipo, qué datos les gustaría contemplar para poder tomar mejores decisiones y prometerles un sistema “mágico” que recolectará todos esos datos de manera automática.
Paso 2: Recolecta todas tus fuentes de datos.
Ahora que ya sabes cómo es el camino de los leads hasta la conversión y retención y que has escuchado las necesidades de cada equipo, es hora de poner luz sobre todas las herramientas que hay activas recolectando datos en tu negocio.
Plataformas de Paid Media (Meta Ads, Google Ads, LinkedIn Ads, TikTok Ads…)
Analítica web (Google Analytics…)
Formularios de conversión, llamadas, descargas, solicitudes de contacto…
CRM
Paso 3: Detecta KPI’s fundamentales
A continuación, ya con claridad sobre el proceso y las fuentes de datos, identifica los KPI’s más importantes en cada etapa del journey map y diseña un primer boceto de cómo te gustaría visualizar la información antes de enfrentarte a ninguna automatización.
Es muy probable que los paneles de datos de tus herramientas digitales ya te estén aportando una infinidad de datos. Esto no es operativo. En esta etapa necesitas simplificar y escoger, de cada herramienta recolectada en el paso 2, los datos más importantes para tu negocio. ¿Qué datos me interesan de Meta Ads?¿Qué datos me interesan de Google Analytics? ¿Qué datos son los fundamentales de mi CRM?
Recuerda que estamos diseñando un dashboard general y que si alguno de los equipos necesita profundizar de manera puntual en algún tipo de información, siempre podrá consultar la herramienta digital nativa en cuestión para encontrarla.
Paso 4: Escoge una herramienta de automatización
Ahora sí, llega el momento técnico. Son muchas las herramientas digitales que hay en el mercado para automatizar tus fuentes de datos en un solo dashboard central. Nuestra apuesta es una combinación de Supermetrics ya que permite integraciones con múltiples plataformas pero existen otras similares como Funnel.io o Porter. En esta parte es sumamente importante que cuentes con el apoyo de un perfil técnico que domine las de API’s e integraciones y que pueda configurar los tableros en base al diseño que has trabajado previamente.
Paso 5: Comparte e integra en las rutinas del equipo
No olvides realizar una sesión global y didáctica para que todos los miembros implicados en el proyecto entiendan esta nueva herramienta y aprendan a utilizarla. Este nuevo sistema requiere un cambio de mindset y re-acostumbrar a los equipos, poco a poco, a que dejen de utilizar reportes paralelos ya que eso perjudicaría la fiabilidad de los datos y bloqueará la toma de decisiones en conjunto.
Existen múltiples maneras de integrar este nuevo panel de control en las rutinas de los equipos. Una buena práctica es utilizarlo en todas las reuniones de seguimiento como única fuente de información.
Paso 6: Establece rutinas de chequeo
La tecnología de las herramientas de automatización como Supermetrics o Funnel, aunque es muy fiable, puede fallar. Un simple cambio en un formulario de una landing page que no se notifica, puede alterar el tracking y con esto la visualización final de los datos.
Aconsejamos que establezcas revisiones periódicas para comprobar que las integraciones funcionan de manera correcta y está aportando los resultados reales.
Contar con un sistema personalizado y automatizado en tu negocio te cambiará la vida a ti y a tus equipos. Así de claro nos atrevemos a decirlo. Si ha llegado el momento de dar un gran salto, estaremos encantadas de acompañarte en el proceso hacia la claridad de tus datos.
Fundadora de PaidStrategy y Especialista en Performance Marketing.
Más de 10 años de experiencia en Performance Marketing. Experta en alcanzar objetivos marcados gracias al análisis y gestión de estrategias con los equipos internos y clientes. ¿Sus dos superpoderes? Hacer las preguntas correctas y pasar del caos+improvisación al orden+planificación
